majlis bersama jabatan (mbj)
majlis bersama jabatan (mbj)


TELAH DILULUSKAN OLEH

(I) MESYUARAT MBJ BIL. 2/2012 PADA 12 JUN 2012

(II) JPA 112/3/2-686 KLT.3 (31) PADA 1 OGOS 2012

 

 

 

 

 

 

 

 

PERLEMBAGAAN

 

 

MAJLIS BERSAMA JABATAN

 

 

KEMENTERIAN LUAR NEGERI

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

URUS SETIA MBJ

KEMENTERIAN LUAR NEGERI

 

 

 

 

 

 

 

 

PERLEMBAGAAN

MAJLIS BERSAMA JABATAN (MBJ)

KEMENTERIAN LUAR NEGERI

 

 

 

KEAHLIAN

 

1.      Majlis Bersama Jabatan bagi Kementerian Luar Negeri (selepas ini disebut sebagai ”Majlis”) hendaklah mengandungi 25 ahli termasuk Pengerusi, Naib Pengerusi dan Setiausaha-Setiausaha Bersama yang terdiri daripada sekurang-kurangnya 7 ahli yang dilantik oleh Ketua Setiausaha, Kementerian Luar Negeri (selepas ini disebut sebagai “Pihak Pengurusan”) dan  18 ahli yang dipilih oleh Penjawat Awam (Kumpulan Pengurusan & Profesional dan Sokongan) Kementerian Luar Negeri (selepas ini disebut sebagai ”Pihak Pekerja”).

 

PIHAK PENGURUSAN

 

2.    Ahli-ahli bagi Pihak Pengurusan adalah terdiri daripada pegawai-pegawai di Kementerian Luar Negeri seperti berikut:-

 

       a)   Ketua Setiausaha                   - Pengerusi

              Kementerian Luar Negeri

 

       b)   Timbalan Ketua Setiausaha   - Ahli

              Khidmat Pengurusan      

              Kementerian Luar Negeri

 

       c)   Setiausaha Bahagian             - Ahli

       Pentadbiran & Keselamatan

 

       d)   Setiausaha Bahagian             - Ahli

              Kewangan & Akaun

 

       e)   Setiausaha Bahagian             - Ahli

       Konsular

 

       f)    Setiausaha Bahagian             - Setiausaha

      Pengurusan Sumber Manusia  Bersama

 

 

       g)   Setiausaha Bahagian                   - Ahli

              Teknologi Maklumat

       & Komunikasi  (ICT)

 

3.    Bilangan keahlian Pihak Pengurusan boleh ditambah mengikut kesesuaian. Ahli-ahli Pihak Pengurusan hendaklah dilantik atas nama jawatan masing-masing dan tidak ada had tempoh masa bagi memegang jawatan masing-masing di dalam Majlis.

 

PIHAK PEKERJA

4.    Ahli-ahli bagi Pihak Pekerja adalah terdiri daripada Penjawat Awam (Kumpulan Pengurusan & Profesional  dan Sokongan) di Kementerian Luar Negeri seperti berikut:-

 

(a)         Tiga (3) orang wakil bagi skim perkhidmatan Pegawai Tadbir dan Diplomatik (PTD) iaitu masing-masing satu (1) orang wakil daripada Gred M41, M44 dan M48.

 

(b)         Satu (1) orang wakil bagi skim perkhidmatan Akauntan / Penolong Akauntan / Pembantu Akauntan.

 

(c)         Satu (1) orang wakil bagi skim perkhidmatan Pegawai Penerangan dan skim perkhidmatan Pustakawan / Penolong Pegawai Perpustakaan / Pembantu Perpustakaan.

 

(d)         Satu (1) orang wakil bagi skim perkhidmatan Pegawai Sistem Maklumat/Penolong Pegawai Sistem Maklumat/Juruteknik Komputer.

 

(e)         Satu (1) orang wakil bagi skim perkhidmatan Pegawai Undang-undang/ Pembantu Undang-undang

 

(f)          Satu (1) orang wakil bagi skim perkhidmatan Penolong Pegawai Tadbir.

 

(g)         Satu (1) orang wakil bagi skim perkhidmatan Pembantu Tadbir (Perkeranian / Operasi) dan skim perkhidmatan Pegawai Khidmat Pelanggan (PKP).

 

(h)         Satu (1) orang wakil bagi skim perkhidmatan Pembantu Tadbir (Kewangan).

 

(i)          Satu (1) orang wakil bagi skim perkhidmatan Setiausaha Pejabat dan Pembantu Setiausaha Pejabat.

 

(j)          Satu (1) orang wakil bagi skim perkhidmatan Pembantu Tadbir Rendah (PTR).

 

(k)         Satu (1) orang wakil bagi skim perkhidmatan Pembantu Am Pejabat (PAP).

 

(l)          Satu (1) orang wakil bagi skim perkhidmatan Pekerja Rendah Am (PRA)

 

(m)        Satu (1) orang wakil bagi skim perkhidmatan Pemandu   

 

(n)         Satu (1) orang wakil bagi skim perkhidmatan Pengawal Keselamatan.

 

(o)         Satu (1) orang wakil bagi Institut Diplomasi dan Hubungan Luar Negeri (IDFR).

 

(p)         Satu (1) orang wakil bagi Pusat Serantau Asia Tenggara Bagi Mencegah Keganasan (SEARCCT).

 

5.    Semua wakil Pihak Pekerja hendaklah terdiri dari Penjawat Awam (Kumpulan Pengurusan & Profesional  dan Sokongan) yang Gred jawatannya tidak lebih tinggi daripada Gred 48 dan bukan Ketua Bahagian di Kementerian ini.

 

   6.    Kekosongan yang berlaku di dalam keanggotaan Pihak Pekerja hendaklah dipenuhi oleh calon-calon daripada Pihak Pekerja yang melantik wakil yang mengosongkan jawatan itu.  Wakil Gantian boleh dilantik oleh Pihak Pekerja, sekiranya perlu, bagi membolehkan sesuatu skim perkhidmatan berkenaan diwakili dalam mana-mana mesyuarat Majlis.

 

         7.    Ahli-ahli Pihak Pekerja hendaklah memegang jawatan selama tempoh 2 tahun mulai dari tarikh pelantikan mereka dan mereka boleh terus memegang jawatan tersebut sehingga ahli-ahli yang akan mengambil alih telah dilantik/pilih.

 

PIHAK PENGURUSAN MAJLIS

 

8.    Pihak Pengurusan Majlis adalah terdiri daripada 4 orang iaitu Pengerusi (iaitu Ketua Setiausaha, Kementerian Luar Negeri), Naib Pengerusi dan Setiausaha Bersama (masing-masing satu (1) daripada wakil-wakil Pihak Pengurusan dan Pihak Pekerja.) Naib Pengerusi hendaklah terdiri daripada ahli yang dipilih dan menjadi Pengerusi ahli Pihak Pekerja. Setiausaha Pihak Pegawai dan Setiausaha Pihak Pekerja menjadi Setiausaha Bersama.

 

 

TUJUAN

 

9.    Tujuan Majlis adalah seperti berikut:-

 

       (i)    Untuk memperolehi seluas-luas kerjasama yang menyeluruh di antara Kementerian Luar Negeri dengan pegawai-pegawai yang bergaji di dalam Kementerian dalam perkara-perkara yang berkaitan dengan kelicinan kerja dan kebajikan pekerja-pekerja berkenaan;

 

       (ii)   Untuk mengadakan jentera bagi menguruskan soal-soal mengenai syarat-syarat bekerja; dan

 

       (iii)  Untuk mengumpul pelbagai buah fikiran daripada pekerja-pekerja dengan wakil-wakil rasmi Kementerian.

 

BIDANG DAN FUNGSI

 

10.  Bidang dan fungsi Majlis hendaklah tertumpu hanya kepada perkara-perkara yang termasuk di dalam bidang kuasa Majlis yang mana adalah seperti berikut:-

 

       (i)    Membincangkan dan memutuskan akan perkara-perkara mengenai syarat-syarat bekerja yang berkaitan dengan pentadbiran/pengurusan bagi semua Penjawat Awam (Kumpulan Pengurusan & Profesional dan Sokongan )kecuali mengenai perihal individu.

 

(ii)   Membolehkan Penjawat Awam (Kumpulan Pengurusan &  Profesional dan Sokongan) mengambil bahagian dan lebih bertanggungjawab di atas perkara-perkara mengenai kerja-kerja mereka dan mematuhi syarat-syarat bawah mana  tugas-tugas mereka dijalankan;

 

       (iii)  Menggalakkan Penjawat Awam (Kumpulan Pengurusan & Profesional dan Sokongan)  menerusi pengambilan bahagian dalam perbincangan-perbincangan untuk mendapat pengetahuan yang lebih lagi mengenai pentadbiran pelbagai Bahagian di Kementerian; dan

 

(iv)  Mengadakan kemudahan bagi memperbaiki perjalanan dan organisasi pejabat serta peruntukan bagi menerima cadangan dan syor-syor dari Penjawat Awam (Kumpulan Pengurusan & Profesional dan Sokongan) mengenai perkara ini.

 

 

MESYUARAT-MESYUARAT

 

11.  Mesyuarat-mesyuarat biasa bagi Majlis hendaklah diadakan  sebanyak sekali dalam tempoh tiga (3) bulan iaitu empat kali setahun.  Mesyuarat pertama perlu diadakan sebelum atau pada 31 Mac, mesyuarat kedua sebelum atau pada 30 Jun, mesyuarat ketiga sebelum atau pada 30 September dan mesyuarat keempat sebelum atau pada 31 Disember.

 

12.  Kuorom bagi mesyuarat Majlis hendaklah terdiri daripada  sekurang-kurangnya 50% jumlah wakil Pihak Pegawai atau empat (4) ahli Pihak Pegawai dan sekurang-kurangnya 50% jumlah wakil Pihak Pekerja atau sembilan (9) ahli Pihak Pekerja.

 

13.  Agenda bagi mesyuarat-mesyuarat Majlis hendaklah disediakan oleh Setiausaha Bersama dan dihantar oleh Setiausaha-Setiausaha tersebut kepada pihak masing-masing tidak kurang daripada 7 hari sebelum tarikh mesyuarat. Perkara-perkara yang tidak termasuk di dalam agenda hanya boleh dibincangkan dengan kebenaran Pengerusi dan Naib Pengerusi.

 

14.  Mesyuarat Khas Majlis boleh diadakan dengan permintaan Pengerusi atau Naib Pengerusi bila dikehendaki. Tarikh mesyuarat tersebut hendaklah dipersetujui oleh Pegawai-Pegawai majlis. Perkara-perkara yang akan dibincangkan di mesyuarat tersebut hendaklah terhad kepada perkara-perkara yang dinyatakan dalam notis memanggil mesyuarat tersebut.

 

15.  Pegawai terkanan daripada Pihak Pegawai boleh mempengerusikan mesyuarat Majlis semasa ketiadaan Pengerusi.  Naib Pengerusi Majlis tidak dibenarkan mempengerusikan mesyuarat Majlis dalam apa jua keadaan sekalipun.

 

KEPUTUSAN

 

16.  Segala keputusan Majlis hendaklah dicapai secara persetujuan di antara kedua-dua belah pihak.

 

17.  Keputusan yang diambil jika tiada hubungan dengan agensi lain dan tidak pula bertelingkah dengan dasar Kerajaan boleh diselenggarakan atau dilaksanakan terus oleh Kementerian Luar Negeri. Bagi keputusan yang ada kaitan dengan dasar Kerajaan ataupun dengan agensi-agensi lain ianya hendaklah dirujukkan kepada Jabatan Perkhidmatan Awam ataupun kepada agensi-agensi yang berkenaan.

 

PINDAAN KEPADA PERLEMBAGAAN

 

18.  Perlembagaan Majlis boleh dipinda di mana-mana mesyuarat Majlis dengan persetujuan tidak kurang daripada 50% orang ahli Pihak Pegawai dan 50% ahli Pihak Pekerja. Notis mengenai pindaan hendaklah diberi dan diedarkan kepada ahli-ahli Majlis sekurang-kurangnya sebulan sebelum tarikh mesyuarat. Segala pindaan perlembagaan yang telah diluluskan oleh Majlis hendaklah dikemukakan ke Jabatan Perkhidmatan Awam untuk diluluskan.

 

19.  Jabatan Perkhidmatan Awam sebagai penggubal dasar boleh menetapkan kaedah terbaik bagi menyelesaikan sebarang perbezaan pendapat dan pertentangan di antara Pihak Pegawai dengan Pihak Pekerja mengenai penggubalan dan pindaan perlembagaan Majlis. Segala keputusan yang dibuat oleh Jabatan Perkhidmatan Awam adalah muktamad selari dengan kuasa yang diperuntukkan dalam perenggan 13 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 1992.

 

Print